Objetivo Principal #

Ambientar os servidores à utilização, em nível de usuário, do ambiente de gestão de projetos.

Benefícios esperados #

• Uniformizar as informações para utilização do sistema;
• Minimizar descontroles e falta de documentação dos projetos;
• Permitir o acompanhamento da realização das atividades relativas aos projetos.

Quando utilizar este sistema #

Este sistema é indicado para ser utilizado nas seguintes ocasiões:

• Planejamento e execução de um projeto estruturado, que demande um cronograma específico, uma rede de atores com funções determinadas;
• Projetos que envolvam equipes de áreas/setores distintos, que necessite de um cronograma ajustado e que precise ser publicizado.

Estrutura do manual #

Este manual está estruturado em 3 partes:

• Acesso ao sistema – Acesso inicial, cadastro e login.
• Menu do sistema – Menu principal de acesso ao sistema e aos projetos.
• Menu do projeto – Navegação pela estrutura, configuração e ferramentas de gestão do projeto.

Cadastro e login #

1. Acessar o sistema projetos (https://projetos.ufabc.edu.br/)
2. Realizar o login, inserindo seu nome de usuário e senha do LDAP

   

3. Na primeira utilização, realizar a confirmação do cadastro, se pretende ou não receber e-mails de notificação de atividades, dentre outras informações.

   

Página inicial #

1. O item página inicial descreve o que é o sistema de projetos.

   

Minha página #

1. Na página inicial é possível verificar o calendário de suas atividades, selecionar suas tarefas e personalizar sua página.
   Dica: você pode utilizar o calendário para visualizar suas atividades de projetos.

   

   

   

Projetos #

1. Na barra de menu superior, clicar em Projetos, em seguida, selecionar o projeto que participa (com a marcação de uma estrela), ou outro que queira observar.
   

   

   O sistema direcionará você à tela inicial do projeto, momento em que será possível obter uma visão geral do projeto, com as tarefas, a descrição, os membros participantes e um relatório de horas das atividades do projeto.

Portfólio #

1. O portfólio é um espaço que apresenta o andamento atualizado dos projetos cadastrados e definidos como parte de um determinado grupo. As informações constantes no portfólio correspondem aos dados cadastrados no projeto durante sua criação, os dados informados são: o nome do projeto, seu responsável, a data de criação, o início e o fim previsto e o percentual de conclusão.

   

Busca #

1. O campo busca é utilizado para ir diretamente a uma atividade, seja por seu número, parte de seu nome, responsável, etc. Exemplo de busca pelo número da atividade:

   

   Exemplo de busca por uma palavra, “verificar”. Visão geral

   

   

   Para acessar a atividade, clicar sobre o link correspondente.

Acesso rápido #

1. No acesso rápido é possível, ao clicar na seta de seleção, ir direto ao projeto de sua escolha. Serão listados os projetos que você participa ou observa. Visão geral

   

   

   Ao clicar, o sistema direcionará você diretamente ao projeto selecionado, em sua tela de Visão Geral.

Cadastro de projeto #

O cadastro de projeto é realizado pela Coordenação de Gestão e Planejamento do NTI, os projetos devem seguir uma nomenclatura definida pelo Escritório de Projetos, assim como constar na relação de portfólio de projetos. Para que haja tal cadastro, é preciso solicitar o serviço “Solicitação de Projeto”, dentro dos serviços do Núcleo de Tecnologia da Informação, categoria Outros, na Central de Serviços (central.ufabc.edu.br).

Após o cadastro do projeto, as abas disponíveis serão: visão geral, atividade, planejamento, tarefas, nova tarefa, gantt, calendário, monitoramento & controle e configurações (somente para o gerente-gestor do projeto).

Visão geral #

1. A visão geral do projeto apresenta as informações gerais do projeto, essas informações estão divididas em:
   1. A descrição do projeto, com suas características, objetivos, previsões, palavra-chave, etc.
   2. Um quadro geral de tarefas, com a quantidade de tarefas e seus respectivos status.
   3. A relação dos membros da equipe que compõem o projeto.

   

2. O projeto é estruturado através de uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP) gerada a partir da definição do cronograma. Tal estrutura é composta por 5 camadas de atividades, organizadas através de uma hierarquia estrutural. Sua descrição será detalhada no item que trata da criação de tarefas.

Atividade #

1. A aba atividade descreve as últimas atualizações do projeto.

   

Planejamento #

1. A aba planejamento corresponde ao acompanhamento das atividades do projeto, do que foi projetado e o que foi realizado, informando quais as tarefas que estão relacionadas àquela versão de planejamento. Esse planejamento pode ser realizado por etapa(s), por gestão(ões) ou por tarefa(s), correspondendo a determinada parte do projeto. Somente é possível atribuir a atividade a uma determinada versão.

   

Tarefas #

1. A aba de tarefas demonstra, através de um relatório, quais são as tarefas do projeto.

   

   O usuário pode alterar o padrão de consulta das tarefas. Ao selecionar o item Filtros, abrirá uma tela com a possibilidade de inserção e/ou exclusão de filtros. Possibilitando que as tarefas sejam consultadas por sua situação (aberta, fechada, em andamento…), pelo título, tipo, número, responsável, etc. Sempre, ao selecionar um filtro ou mudar o padrão de consulta, é necessário clicar em aplicar para que as configurações de busca sejam aceitas. Há também a possibilidade de salvar sua consulta personalizada, selecionando a opção salvar.
   Ex: digamos que você queira fazer uma consulta personalizada das suas atividades naquele projeto. Para isso você deve seguir os passos: Adicionar filtro/Atribuído para/igual a/mim ou seu nome/aplicar/salvar. Ao salvar você seleciona quem poderá ver aquela consulta personalizada.

   

Nova tarefa #

1. Ao selecionar a criação de uma nova tarefa, o primeiro passo é definir o tipo, de acordo com o nível hierárquico da atividade1: 1 Esse nível de atividade está previsto no Cronograma do Projeto, que demonstra de forma gráfica como serão as relações das atividades.
   • Gestão – compreende a macro atividade do projeto, que abrange toda a complexidade e aborda as etapas necessárias para o início e o término deste;
   • Etapa – determinam as entregas pontuais que serão executadas e determinam pontos específicos do projeto, funcionam como um segundo patamar do projeto. A realização das etapas atualiza automaticamente o percentual da gestão à qual está subordinada.
   • Tarefa – as tarefas correspondem ao menor nível de atividades da EAP, estão sempre em um tempo verbal infinitivo, indicando uma ação a ser realizada. A realização das tarefas atualiza automaticamente o percentual das etapas e gestão à qual está subordinada. Ex.: Realizar a vistoria do equipamento. Acompanhar a implantação do sistema.
   • Checklist (CL) – corresponde a atividades de menor complexidade dentro de uma tarefa. O preenchimento do checklist atualiza automaticamente o percentual de realização da tarefa correspondente.
   • Entrega – as entregas correspondem à finalização de determinada parte do projeto. As entregas compreendem a realização de um conjunto de atividades e tarefas que precisam ser cumpridas para o atingimento de etapas.
   • Ex.: entrega das compras necessárias ao projeto, entrega dos pontos de rede instalados.
     A estruturação das atividades nesse modelo de hierarquia é realizada ao determinar, no cadastro da atividade (etapa, tarefa ou entrega), qual é a Tarefa Pai de cada atividade. Dica: Criar primeiro o nível mais abrangente da estrutura. Em seguida, para inserir os níveis abaixo, selecionar o campo adicionar no item subtarefas. As atividades podem se relacionar, precedendo, duplicando, bloqueando, seguindo ou copiando umas às outras.

   

   

   A adição de subtarefas irá gerar a estrutura do projeto, conforme demonstrado na figura da WBS (Work breakdown structure), que trata-se da decomposição do projeto em partes.

   

2. Inserir o título da atividade conforme as orientações descritas acima.
3. Inserir a descrição da Gestão, Etapa, Tarefa, Entrega. Com o máximo possível de informações que possam direcionar a realização futura dessa atividade.
4. Inserir a descrição de cada item do Checklist da tarefa, para posteriormente facilitar o entendimento.
5. A situação inicial da atividade é sempre nova, sendo possível alterá-la para alguns perfis de gerenciamento. Os outros campos a serem preenchidos são: Atribuído para: nome do responsável pela atividade; Versão: é atribuída pelo gerente ou líder do projeto, de acordo com a versão do planejamento vigente; Tarefa pai: a atividade superior de acordo com a WBS; Início e data prevista: data de início e término previstos para a atividade; Checklist: atividades de menor complexidade que precisam ser confirmadas para a conclusão ou continuidade; Observadores: podem ser adicionados observadores que acompanharão a atividade.
6. Clicar em criar, caso seja só uma atividade, ou em criar e continuar para inserir mais atividades.

   

Atualização de tarefa #

Existem duas formas de se atualizar uma tarefa.

1. Através do botão editar: Ao selecionar uma tarefa específica, na aba Tarefas ou digitando na busca, o usuário terá acesso ao conteúdo da atividade, atualizando-a após selecionar a opção editar.

   

   1. Editando a atividade.

      

   2. Situação – alteração do status da atividade.

      

      1. Nova – corresponde a uma atividade que ainda não foi iniciada.
      2. Em andamento – corresponde a uma atividade corrente, que já foi iniciada, mas ainda não foi concluída.
      3. Resolvida – a atividade foi resolvida pelo responsável direto, ainda depende do fechamento do coordenador, líder ou gerente da atividade.
      4. Feedback – utilizado pelo coordenador, líder ou gerente da atividade, que retorna a atividade ao responsável para eventuais correções ou conclusões.
      5. Fechada – utilizado pelo coordenador, líder ou gerente da atividade, finalizando a atividade resolvida pelo responsável.
      6. Rejeitada – a atividade criada não corresponde, não se aplica ou está em desacordo com o projeto.
   3. % Terminado O responsável pela atividade altera o percentual de conclusão conforme a executa, tal alteração pode ser realizada em múltiplos de 10.

      

2. Através do Checklist: A atualização do checklist é realizada diretamente na tarefa, marcando a atividade realizada. O percentual de realização e o status da atividade são automaticamente atualizados conforme o checklist é marcado.

   

Gantt #

1. O gráfico de Gantt apresenta a estrutura do projeto em forma de calendário, estruturas e sequenciais das atividades. É configurável, assim como a consulta às tarefas, com a possibilidade de aplicação dos filtros conforme a necessidade de consulta.

   

Calendário #

1. O calendário apresenta a relação de atividades conforme o filtro aplicado, os símbolos contidos em cada atividade demonstram se é o início ou o fim da atividade prevista.

   

Monitoramento & controle #

1. O monitoramento & Controle demonstra o status das atividades do projeto, apresenta a relação das atividades com vistas ao gerenciamento de tarefas, de tempo e de recursos humanos.

   

Outras funcionalidades #

O sistema possui outras funcionalidades com menor índice de uso:

1. Fóruns
2. Arquivos
3. Documentos
4. Wiki
5. Notícias