Qual será a mudança? #

Troca da gestão de impressoras e suprimentos pelo NTI/UFABC para serviço de gerenciamento de impressão de uma empresa.

Por que contratar o serviço de gerenciamento de impressão de uma empresa? #

Durante a realização dos estudos técnicos preliminares, etapa essencial ao processo de licitação, a equipe de planejamento da contratação verificou que foi emitida em 2022 uma portaria sobre o tema, e ao analisar a portaria, percebeu que a demanda de impressão da UFABC poderia ser muito melhor atendida a partir da contratação do serviço de impressão corporativa (serviço de outsourcing de impressão).

Por que agora? #

O parque de impressoras da UFABC está chegando ao fim de sua vida útil, com as últimas aquisições realizadas em 2016. Desde então, a equipe do NTI tem realizado manutenções corretivas para prolongar o funcionamento dos equipamentos, utilizando apenas suprimentos originais. No entanto, alguns equipamentos que apresentaram falhas e necessitaram de troca de peças têm sido reparados com componentes reutilizados de equipamentos inservíveis. A equipe de suporte do NTI atende, em média, 30 chamados por mês relacionados a mau funcionamento e manutenção corretiva.

De acordo com o planejamento técnico e orçamentário do NTI, em 2023 estava prevista a contratação para a renovação do parque de impressoras da Universidade. Essa renovação visa substituir os equipamentos obsoletos, garantindo a continuidade do serviço e a redução de custos com manutenção corretiva, além de atender à crescente demanda por manutenção.

Qual a demanda atual de impressão da UFABC? #

Com o estabelecimento dos processos eletrônicos, a demanda atual de impressão da UFABC consiste em três grandes necessidades: comunicação visual, etiquetas e provas. Após a realização de levantamento diagnóstico da demanda de impressão, conversa com as áreas da universidade e com as equipes de TI de outras universidades federais e órgãos públicos que já adotam a solução, a Equipe de Planejamento da Contratação submeteu a indicação de solução ao CETIC, que emitiu parecer favorável.

Como será o novo serviço? #

O serviço de impressão será renovado seguindo a legislação vigente e os parâmetros de sustentabilidade. Nos próximos meses ocorrerá uma reorganização das ilhas de impressão na UFABC, a partir do serviço de impressão corporativa licitado pelo Pregão Eletrônico nº 81/2023. 

A Portaria SGD/ME nº 844 foi publicada em 14 de fevereiro de 2022 e instituiu o modelo de contratação de serviços de outsourcing de impressão, no âmbito dos órgãos e das entidades integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação – SISP do Poder Executivo Federal, baseado em estudos técnicos e análise de cenários, considerando as boas práticas, a legislação e a jurisprudência pertinentes.

O que diz a Portaria SGD/ME nº 844? #

De acordo com a Portaria, esse modelo de contratação de serviços de impressão pode se mostrar inviável ou mais oneroso em relação à aquisição dos equipamentos em algumas situações, como em locais remotos ou demasiadamente afastados dos centros urbanos ou em situações em que a demanda por impressão for extremamente baixa.

A Universidade Federal do ABC está localizada em um centro urbano e apresenta demanda por impressão em quantidade considerável, características essas que viabilizam a utilização do modelo na instituição.

Quando será divulgada a nova localização das impressoras? #

Nas próximas semanas, ocorrerá ampla divulgação do mapa de distribuição das novas ilhas de impressão, para que todos os usuários possam localizar a impressora mais próxima sem dificuldade.

Qual será o maior impacto dessa mudança? #

A partir de 2024, durante o período de provas, será necessário planejamento para impressão das provas, de maneira que não se formem filas de espera que impactem nos horários das aulas.

Além disso, será necessário maior deslocamento para buscar as impressões. Nosso atual parque tem muitos equipamentos, porém mais da metade fica ocioso. Após estudar as impressões realizadas nos últimos anos, foi otimizado o número de impressoras por volume de impressão. Sendo assim, teremos o número correto, não tendo itens excessivos e ociosos.