O e-mail institucional é uma das formas de comunicação oficial para a realização de atividades de trabalho, incluindo o trâmite de processos, informativos, convocações diversas e envio de outros documentos, devendo ser armazenado por período adequado para recuperação de dados e informações relevantes.

No entanto, nem todas as mensagens de e-mail são consideradas documentos arquivísticos, ou seja, que exigem um período de guarda determinado pela legislação. Muitos e-mails estão relacionados a informativos ou incluem um anexo que por sua vez já foi feito o download, não sendo mais necessário manter aquele registro.

Este documento instrui de forma geral como otimizar o uso de espaço de armazenamento do seu e-mail institucional, seja departamental ou individual.

Os recursos computacionais de armazenamento possuem um custo e um limite de espaço compatível com este custo, sendo necessária uma melhor organização do seu uso por parte de todos e todas na universidade.

Filtrando mensagens pelo tamanho #

Segundo o Conarq (Conselho Nacional de Arquivos), uma mensagem de e-mail é considerado um documento arquivístico desde que tenha sido produzida (elaborada ou recebida) no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retida para ação ou referência.

Portanto, alguns e-mails podem ser apagados sem maiores problemas!

No entanto, algumas mensagens podem ser muito pequenas, sendo que a eliminação destas não ajudará a liberar espaço de armazenamento suficiente.

Para ajudar neste procedimento, faça o seguinte:

1. Acessar o Webmail institucional;

2. Clique na aba “Tamanho” (terceira opção da direita para a esquerda) para ordenar pelas mensagens do maior para o menor tamanho;

3. Eliminar as mensagens cujos anexos já foram baixados;

• Isso pode ser feito ao selecionar a mensagem e clicar no botão “Excluir” localizado na aba de ferramentas;

4. Deletar as mensagens que não possuem relação com as atividades de trabalho do seu setor (por exemplo, as dicussões na lista aberta);

5. Clicar na aba “Data” (a penúltima da esquerda para a direita) para ordenar as mensagens da mais antiga para a mais recente;

6. Deletar mensagens muito antigas (geralmente com mais de 5 anos) e que não tratem de algo importante relacionado às atividades de trabalho do setor.

Avaliando a finalidade do e-mail departamental #

Use as listas de e-mails para organizar os assuntos.

De acordo com o Conarq, na qualidade de documentos arquivísticos, as mensagens de e-mail devem ser completas e criadas por pessoas autorizadas. Não devem ser tratados assuntos fora da matéria que originou o documento e devem existir procedimentos que controlem a tramitação e o arquivamento.

As mensagens de e-mail devem ser controladas. Recomendamos que as caixas de e-mail departamentais tratem assuntos dentro da finalidade para qual foi criada.

Exemplo: O E-mail departamental criado para tratar de assuntos de dúvidas acadêmicas em geral não deveria ser usado para tratar de compras e aquisições da área.

No primeiro caso pode ser criada uma lista de e-mail que distribua as mensagens de dúvida para os membros da lista, sendo que um destes poderá responder individualmente. Por sua vez, mensagens que tratem de compras podem ser tratadas e tramitadas por um e-mail departamental, de preferência por uma pessoa autorizada, com o uso da sua própria senha.

Usando o Chat GSuite para comunicações rápidas #

Enquanto o e-mail é projetado para mensagens mais formais e estruturadas, ele frequentemente acumula conteúdos redundantes, como cabeçalhos, assinaturas e históricos extensos. Isso faz com que até mesmo respostas simples, como “Ok” ou “Obrigado”, ocupem um espaço desproporcional, especialmente em organizações que trocam centenas de mensagens diariamente.

Por outro lado, o Google Chat é otimizado para conversas dinâmicas e rápidas, eliminando a sobrecarga desnecessária de dados. As mensagens são curtas e diretas, sem a necessidade de incluir informações redundantes. Além disso, como o Chat organiza as conversas em threads, evitando a repetição de históricos, característica comum no e-mail. Essa simplicidade ajuda a reduzir significativamente o espaço ocupado no armazenamento, especialmente quando consideramos longos períodos de uso.

Adotar o Google Chat como ferramenta principal para interações rápidas não apenas economiza espaço, mas também melhora a produtividade. A comunicação é mais fluida e em tempo real, o que acelera a tomada de decisões e diminui o acúmulo de mensagens arquivadas. Com essa mudança, as equipes podem reservar o e-mail para situações realmente necessárias, como documentação oficial ou comunicações externas, maximizando a eficiência no uso de recursos digitais.

Evitando anexar imagens grandes ao enviar mensagens #

Ao enviar mensagens para as listas de e-mail, evite anexar documentos .pdf ou imagens que ocupem muito espaço de armazenamento.

Antes, verificar se a imagem ou documento existe em algum site ou se pode ser acessado por todos em outro local da rede. Se sim, crie um link para isso.

Só anexe imagens ou documentos grandes em último caso!