A fim de organizar compromissos, atividades e eventos de forma mais eficiente, o Google Calendar permite a criação de novas agendas personalizadas, facilitando a separação e o acompanhamento de diferentes tipos de tarefas.
Neste tutorial, veremos o passo a passo para criar uma nova agenda, configurar suas opções e utilizá-la para melhorar a organização da rotina.
Criando uma nova agenda #
1. Clicar aqui para acessar o Google Calendar;
2. Clicar no botão de mais (+), localizado no canto inferior esquerdo da tela à direita de “Outras agendas”;
3. Clicar em “Criar nova agenda”;
4. Preencher com as informações necessárias;
5. Clicar no botão “Criar agenda”.
A nova agenda foi criada com sucesso! Agora vamos configurá-la.
Adicionando participantes manualmente #
1. À esquerda, na seção “Configurações das minhas agendas“, clicar na agenda recém criada para expandir as opções;
2. Clicar em “Compartilhado com”;
3. Clicar em “Adicionar participantes e grupos”;
4. Pesquisar e selecionar as pessoas com quem se deseja que a agenda seja compartilhada;
- Deve-se digitar o e-mail institucional da pessoa, e não o nome completo dela;
5. Clicar no campo “Permissões” para expandir as opções, e selecionar o nível de acesso mais adequado;
- Ver apenas os níveis disponível/ocupado (ocultar detalhes): as pessoas só conseguem saber que você tem compromissos, não sendo capazes de ver os nomes nem os detalhes dos eventos;
- Mais detalhes de todos os eventos: as pessoas podem ver todos os detalhes dos compromissos, como nomes, horários, locais e descrições.
- Se você definir um evento como “Particular“, elas não poderão ver os detalhes.
- Se a permissão “Ver lista de convidados” não estiver ativada, elas não saberão quem mais recebeu convite.
- Fazer alterações nos eventos: as pessoas podem editar eventos na sua agenda e saber com quem ela foi compartilhada.
- Fazer alterações e gerenciar compartilhamento: as pessoas têm total controle sobre os eventos na sua agenda. Elas podem:
- Adicionar novos eventos.
- Mudar ou excluir eventos.
- Gerenciar com quem a agenda é compartilhada.
6. Clicar em “Enviar”.
As pessoas selecionadas irão receber um convite via e-mail institucional para participarem de sua agenda.
Gerando um link compartilhável da sua agenda #
1. No campo “Autorizações de acesso a eventos”, clicar no campo ao lado direito de “Disponibilizar para UFABC” para expandir as opções;
2. Selecionar o nível de acesso mais adequado;
- Ver apenas os níveis disponível/ocupado (ocultar detalhes): as pessoas só conseguem saber que você tem compromissos, não sendo capazes de ver os nomes nem os detalhes dos eventos;
- Mais detalhes de todos os eventos: as pessoas podem ver todos os detalhes dos compromissos, como nomes, horários, locais e descrições.
- Se você definir um evento como “Particular“, elas não poderão ver os detalhes.
- Se a permissão “Ver lista de convidados” não estiver ativada, elas não saberão quem mais recebeu convite.
3. Clicar em “Gerar link compatível”;
4. Clicar em “Copiar link”;
5. Enviar o link copiado para as pessoas com quem deseja compartilhar a agenda;
Se habilitado, a pessoa que acessar a agenda pelo link pode enviar um convite para participar da agenda, e não apenas visualizar os eventos.
6. Clicar no campo abaixo de “Adicionar convites automaticamente” para expandir as opções;
7. Selecionar a opção mais adequada.
- Aceitar convites não conflitantes automaticamente: todos os convites aparecem na agenda. Se não houver conflitos, os novos convites enviados às pessoas com permissão para ver todos os detalhes dos eventos serão aceitos automaticamente.
- Adicionar todos os convites automaticamente a esta agenda: todos os convites aparecem na agenda. As pessoas podem confirmar a presença no convite.
- Não mostrar convites: os convites não aparecem na agenda. As pessoas inscritas na agenda precisam ativar as notificações para receber por e-mail os convites de novos eventos. Após elas confirmarem presença na notificação por e-mail, o evento aparecerá na agenda.
Configurando as notificações
1. Em “Notificações de eventos”, clicar em “Adicionar notificação”;
2. No primeiro campo, é possível definir se a notificação será um e-mail ou uma notificação do celular;
3. Selecionar o período no qual a notificação será enviada antes do evento ocorrer;
4. Na seção “Outras notificações”, é possível definir as demais configurações de notificações;
- Novos eventos: notifica quando um novo evento for adicionado à agenda;
- Eventos alterados: notifica quando um evento já existente tiver sido alterado;
- Eventos cancelados: notifica quando um evento já existente tiver sido cancelado;
- Respostas a eventos: notifica quando um convidado enviar uma resposta a um evento;
- Compromissos diários: notifica o convidado sobre todos os eventos daquele dia;
Pronto! As configurações são salvas automaticamente!
