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Implantação do sistema de bolsas

Última atualização em Quarta, 15 de Outubro de 2014, 17h41

O sistema de bolsas proporcionou enorme aumento de produtividade e controle na gestão de bolsas pagas aos estudantes da UFABC.

Sistema de bolsas
Sistema de bolsas

No mês de setembro, o Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI) disponibilizou o sistema de bolsas, em ambiente de teste, para que os usuários se familiarizem com a sua interface e realizem o cadastramento dos bolsistas da universidade na base de dados, mas há previsão de que o sistema esteja em pleno funcionamento em janeiro de 2015.

O sistema de bolsas é uma aplicação web desenvolvida pelo NTI com o intuito de automatizar o processo de pagamento dos bolsistas da UFABC. Essa automação se fez necessária devido à dificuldade de controlar o pagamento dos mais de 2 mil bolsistas da universidade todos os meses através de planilhas que eram enviadas do setor acadêmico ao financeiro.

Para o NTI, o maior problema do projeto estava em conciliar as necessidades e expectativas das quatro áreas da universidade que controlam bolsas: Pró-Reitoria de Pós-graduação (PROPG), Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD), Pró-Reitoria de Extensão (PROEX) e Pró-Reitoria de Assuntos Comunitários e Políticas Afirmativas (PROAP), com o setor responsável pelos pagamentos, a Coordenação Geral de Finanças e Contabilidade (CGFC), que foi a mentora do projeto.

Através da aplicação, cada área poderá ter acesso aos perfis dos bolsistas que gerencia e, assim, solicitar o pagamento, ou, então, deixar pendente para pagamento posterior. Já o setor de pagamentos acessará as solicitações e as exportará para o SIAFI, que é o sistema do governo federal que faz o repasse de valores através de conta bancária. Após a comprovação do pagamento, o setor financeiro da UFABC indicará ao sistema quais são os bolsistas que receberam o pagamento, para a manutenção de um histórico e a posterior geração do informe de rendimento aos alunos no começo de cada ano.

Com essa automação, o processo manual de preenchimento e envio da lista para pagamento foi substituído por poucos cliques. Além disso, o controle das solicitações de pagamento passou a ser centralizado no setor financeiro, que pode indicar em quais datas as áreas podem acessar o sistema para solicitar o pagamento dos bolsistas e gerar o informe de rendimento dos bolsistas a qualquer momento.

A repercussão do sistema foi tão grande que uma apresentação ao Reitor foi agendada para demonstrar o aumento de produtividade e facilidade proporcionados.

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